Organiser le reprise (6) : bouger sans La Poste ! (ou comment se passer du « service » postal)
Par Julien DELEMARLE, avocat, MGG VOLTAIRE
Officiellement, La Poste a réduit sa distribution du courrier avec un passage des facteurs limité à quatre jours par semaine depuis le 23 mars 2020, et même à trois jours par semaine depuis le 30 mars.
En pratique, ce sont également de nombreux bureaux de postes qui sont fermés, certaines boîtes aux lettres jaunes qui ne sont plus relevées et une distribution du courrier très aléatoire, avec des plis se retrouvant stockés plusieurs jours sur les sites de distribution, voire n’étant jamais acheminés vers leur destinataire…
Or, en matière de droit du travail, de nombreuses formalités doivent être matériellement accomplies par lettre recommandée (sanction disciplinaire, notification de licenciement, etc.) et nombre de délais commencent à courir à compter de la date de première présentation du courrier à son destinataire.
Il en va notamment ainsi du délai minimum de cinq jours ouvrables fixé entre la date de la remise de la convocation à entretien préalable à un éventuel licenciement et la tenue de ce dernier (C. trav. art. L 1233-11, al. 3.).
Dès lors que le salarié n’a pas disposé d’un délai de cinq jours ouvrables entre la date de présentation de la lettre de convocation à l’entretien préalable et cet entretien, la procédure de licenciement n’a pas été respectée.
Le préjudice qui en résulte pour l’intéressé doit être réparé par le versement de dommages et intérêts pouvant aller jusqu’à un mois de salaire.
Face aux incertitudes concernant la bonne délivrance du courrier postal durant le confinement et – plus largement – durant la période d’état d’urgence sanitaire, certains employeurs décident d’allonger les délais entre la date d’envoi de la convocation par courrier et la date de l’entretien.
Si – en temps normal – une telle pratique est en effet conseillée afin de pallier les aléas postaux ponctuels, en cette période particulière, les délais doivent être considérablement revus à la hausse, pour un acheminement final restant incertain.
De même, en raison du confinement, les remises de courrier en main propre contre décharge ne peuvent être accomplies.
Dès lors, et en vue de la reprise d’activité à venir, comment les employeurs peuvent-ils sécuriser leurs procédures face à des services postaux dégradés ?
A l’heure où le numérique semble indispensable afin d’assurer un minimum de continuité dans les activités ne nécessitant pas forcément une présence sur site (email, téléphonie IP, visioconférence, espaces de stockage en ligne, VPN, etc.), certains opérateurs proposent des services de recommandé en ligne.
Les principaux acteurs de ce marché en voie constante de digitalisation sont AR24 (largement utilisé par les notaires), ClearBUS, et même La Poste.
Mais quelle valeur juridique les employeurs peuvent-ils accorder à ces services ?
Il convient tout d’abord de rappeler le principe posé par l’article L. 100 du Code des postes et des communications électroniques selon lequel l’envoi recommandé électronique est équivalent à l’envoi par lettre recommandée.
Bien que très peu d’employeurs utilise ce mode d’acheminement des lettres recommandées, cette règle d’équivalence de la lettre recommandée classique et de la lettre recommandée électronique est en vigueur depuis le 1er janvier 2019, soit depuis plus d’un an maintenant.
Le faible recours à la lettre recommandée électronique par les employeurs peut notamment s’expliquer par l’absence de connaissance de cette règle d’équivalence.
Toutefois, une difficulté supplémentaire se pose.
Selon l’article du Code des postes et des communications électroniques précité, dans le cas où le destinataire n’est pas un professionnel, celui-ci doit avoir exprimé à l’expéditeur son consentement à recevoir des envois recommandés électroniques.
Le salarié n’étant naturellement pas un « professionnel », il doit avoir préalablement consenti à l’envoi de lettres recommandées sous forme électronique.
Or, la plupart des employeurs n’ont, à ce jour, jamais sollicité le consentement de leurs salariés pour qu’ils reçoivent de tels recommandés.
Nombre d’employeurs se trouvent donc contraints, en cette période, de continuer à recourir à la lettre recommandée classique.
Afin de mettre un terme à ces aléas postaux – certainement appelés à se répéter et à se multiplier dans les prochains mois (à l’occasion de grèves, invocations de droit de retrait, etc.) et d’utiliser au mieux les services numériques qui s’offrent aux employeurs et leur permettent notamment de faciliter leurs procédures RH, MGG VOLTAIRE recommande vivement la mise en place de pratiques RH visant à permettre le recours à la lettre recommandée électronique, et ce dès la reprise.
Pour ce faire, il pourrait être demandé individuellement aux salariés de signer un document par lequel, afin de faciliter les procédures RH, ils acceptent de recevoir des envois recommandés électroniques de la part de leur employeur. Ce courrier devrait également mentionner l’adresse électronique personnelle sur laquelle le salarié aura consenti à réceptionner d’éventuels envois recommandés électroniques. Enfin, le salarié devra s’engager à communiquer à l’employeur tout changement d’adresse électronique personnelle.
Les employeurs devront toutefois prendre garde à ce que les contrats de travail de leurs salariés soient à jour des réglementations françaises et européennes (RGPD) concernant le droit à l’information du collaborateur sur la finalité des traitements des données collectées.
A l’avenir, pour les nouvelles embauches, ces dispositions pourraient être directement insérées au sein d’une nouvelle clause spécifique dans le contrat de travail.
MGG VOLTAIRE se tient à votre disposition pour évoquer la mise en œuvre de ces dispositions dans vos processus RH.
Enfin, en pratique, quel que soit le prestataire choisi pour vos envois de lettres recommandées sous forme électronique, afin de bénéficier de la présomption de fiabilité, pensez à vérifier que le service proposé vous assure la remise d’un récépissé de dépôt comportant les informations suivantes :
- le nom et le prénom ou la raison sociale de l’expéditeur, ainsi que son adresse électronique ;
- le nom et le prénom ou la raison sociale du destinataire ainsi que son adresse électronique ;
- un numéro d’identification unique de l’envoi attribué par le prestataire ;
- la date et l’heure du dépôt électronique de l’envoi indiquées par un horodatage électronique qualifié ;
- la signature électronique avancée ou le cachet électronique.
***
Le Cabinet organise un nouveau webinar « SECURISER LA REPRISE ! » le 24 avril 2020 de 11h30 à 13h00 : https://www.mggvoltaire.com/?p=9522