Organiser la reprise : motiver les salariés !
Par Léonor GAUTIER-PERONNET, avocat, MGG VOLTAIRE
Pendant la crise sanitaire du Covid-19, les salariés de certains secteurs d’activité essentiels au bon fonctionnement du pays (notamment, les caissiers, facteurs, livreurs, etc.) continuent à travailler dans des conditions difficiles et avec la crainte d’être contaminés par le Covid-19.
Pour inciter les salariés à revenir sur leur lieu de travail ou à continuer de s’y rendre, les employeurs envisagent souvent de motiver leurs salariés en leur versant une prime exceptionnelle.
Dans ce cadre, ils peuvent opter pour une prime classique ou pour la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat, dite « PEPA » ou « prime Macron ». Toutefois, ces dispositifs présentent des différences importantes. Il convient donc d’être prudent dans le choix du dispositif.
- Le versement d’une prime « classique », en-dehors du dispositif de la PEPA
Par principe, l’employeur peut décider de verser une prime à tout ou partie de ses salariés, indépendamment du dispositif de la PEPA. L’attribution d’une telle prime peut être soumise à certaines conditions. Celles-ci ne doivent cependant pas :
- être discriminatoires (ex : vis-à-vis des salariés absents pour maternité par exemple) ;
- porter atteinte aux libertés et droits fondamentaux du salarié ;
- être contraires au principe « à travail égal, salaire égal ».
Les différences de rémunération entre salariés exerçant un travail de valeur égale sont licites à condition qu’elles soient justifiées par l’employeur par des critères objectifs et mesurables.
La jurisprudence considère que des sujétions ou contraintes particulières peuvent justifier une différence de traitement.
Sur le modèle de qui est autorisé pour la prime « PEPA » (cf. ci-dessous), l’attribution d’une prime destinée à récompenser les salariés qui ont continué de se rendre sur leur lieu de travail pendant la crise sanitaire actuelle devrait pouvoir constituer un critère objectif justifiant une différence de traitement.
Toutefois, si l’employeur souhaite attribuer une prime seulement à certains des salariés qui ont continué de se rendre sur leur lieu de travail pendant la crise sanitaire (par exemple, les salariés en contact avec du public), il devra être en mesure d’expliquer objectivement en quoi les salariés bénéficiaires méritent davantage, compte tenu de leur poste, le versement d’une prime que les autres salariés ayant continué à se rendre sur leur lieu de travail.
Par ailleurs, réserver le bénéfice de cette prime aux salariés ne totalisant aucun jour d’absence pendant l’état d’urgence sanitaire pourrait se heurter au principe de prohibition des discriminations liées à l’état de santé.
En effet, si le versement d’une prime peut être subordonné à une condition de présence dans l’entreprise, les absences pour maladie peuvent être prises en compte à la condition que toutes les absences, hormis celles qui sont légalement assimilées à un temps de travail effectif, entraînent les mêmes conséquences sur son attribution (en ce sens Cass. soc. 8 janv. 2020, n° 18-17.553).
Dans ces conditions, pour éviter un risque de contestation, il semble préférable d’effectuer un paiement au prorata pour les absences non assimilées à du temps de travail effectif.
- Le versement d’une prime « PEPA »
En application de l’article 7 de la loi 2019-1446 du 24 décembre 2019 de financement de la sécurité sociale pour 2020, les employeurs peuvent depuis le début de l’année 2020 verser à certains de leurs salariés une prime exceptionnelle de pouvoir d’achat (« PEPA ») défiscalisée et exonérée de cotisations et contributions sociales, sous les conditions suivantes :
- mise en œuvre d’un accord d’intéressement dans l’entreprise,
- versement de la prime au plus tard le 30 juin 2020 ;
- versement à des bénéficiaires (y compris les intérimaires) liés à l’entreprise à la date de ce versement ;
- bénéficiaires ayant perçu, au cours des douze mois précédant ce versement, une rémunération inférieure à trois fois la valeur annuelle du Smic (soit pour 2020, 4.618,25 € par mois) ;
- exonération dans la limite de 1.000 € par bénéficiaire.
L’ordonnance n° 2020-385 du 1er avril 2020 a apporté, à l’occasion de l’épidémie de Covid 19, les aménagements suivants :
- sur les salariés éligibles : la prime bénéficie aux salariés liés à l’entreprise par un contrat de travail, aux intérimaires mis à disposition de l’entreprise utilisatrice ou aux agents publics relevant de l’établissement public à la date de versement de cette prime ou à la date de dépôt de l’accord ou de la signature de la décision unilatérale (« DUE ») mettant en place la prime.
- sur les plafonds d’exonération
* Prime exonérée dans la limite de 1.000 € désormais sans condition d’accord d’intéressement ;
* Prime exonérée dans la limite de 2.000 € en présence d’un accord d’intéressement conclu avant la date de versement de la prime et au plus tard le 31 août 2020.
NB : l’article 19 du projet d’ordonnance portant diverses meures précise que l’obligation de conclure un accord d’intéressement pour pouvoir bénéficier du nouveau plafond de 2.000 € ne s’applique pas aux associations et fondations reconnues d’utilité publique ou d’intérêt général.
* Par exception aux règles habituellement applicables en matière de conclusion des accords d’intéressement, les accords d’intéressement couvrant tout ou partie de l’année 2020 pourront ainsi être conclus jusqu’au 31 août 2020 quelle que soit la date de début de l’exercice. Ces accords bénéficieront du régime social et fiscal habituellement applicable aux accords d’intéressement (Q/R n° 3.4 du 17 avril 2020).
- sur la date limite de versement de la prime (reportée au 31 août 2010)
* L’accord ou la DUE instituant la prime peut prévoir un versement en plusieurs échéances. Toutefois, ces échéances ne pourront être prévues au-delà du 31 août 2020 (Q/R n° 5.2 du 17 avril 2020).
* Les entreprises ayant déjà versé une prime exceptionnelle sur la base de l’article 7 de la LFSS pour 2020 pourront compléter leur versement initial par un avenant à la convention ou à la DUE. Cet avenant pourra retenir des critères d’attribution de la prime différents pour ce deuxième versement(Q/R n° 5.4 du 17 avril 2020).
- Sur l’instauration d’un nouveau critère de modulation : les conditions de travail liées à l’épidémie
- Le niveau de la prime peut être modulé entre les salariés en fonction de la rémunération, du niveau de classification, de la durée de présence effective ou la durée de travail prévue au contrat de travail ou encore – et c’est la nouveauté – des conditions de travail liées à l’épidémie de Covid-19. Ces conditions s’apprécient sur les 12 mois précédant le versement de la prime.
Dans son Q/R du 17 avril 2020, le Ministère du travail précise à cet égard que cette nouvelle disposition offre la possibilité à l’employeur de :
* Moduler le niveau de la prime au profit des salariés ayant continué à travailler depuis le 12 mars 2020, point de départ de la période d’urgence sanitaire, ou pour certains d’entre eux, en raison de conditions spécifiques de travail liées à l’activité de l’entreprise (activité obligeant à se déplacer sur place dans l’entreprise, activité au contact du public …). Dans ce cas, l’appréciation sur 12 mois des conditions d’octroi de la prime ne s’applique pas.
* Moduler le niveau de la prime versée entre les salariés ayant continué leur activité, en distinguant par exemple les télétravailleurs et ceux contraints de se rendre sur leur lieu de travail.
* Majorer la prime pour les salariés ayant été astreints de se rendre sur leur lieu de travail habituel pendant une large part de la période d’urgence sanitaire, par rapport à celle versée à des salariés ayant subi ces conditions de travail pendant une plus courte période.
La modulation du montant de la prime, notamment en fonction des conditions de travail pendant la période d’urgence sanitaire, peut permettre le versement d’un montant compris entre 0 et 1.000 euros, seuil porté à 2.000 € en cas de mise en œuvre d’un accord d’intéressement (Q/R n° 2.11).
La position du Ministère du Travail nous paraît toutefois soulever des risques potentiels :
- L’Administration rappelait dans une instruction en date du 15 janvier 2020 que les critères de modulation ne peuvent aboutir, pour certains salariés, à une prime exceptionnelle égale à zéro et ainsi à priver ces derniers du bénéfice de la prime. Or, réserver la PEPA aux seuls salariés ayant continué de se rendre sur leur lieu de travail pendant la période d’urgence sanitaire revient à exclure les autres salariés (y compris ceux qui auraient continué de travailler à distance, sous forme de télétravail par exemple, mais aussi ceux contraints de rester chez eux en raison de circonstances étrangers à leur volonté, ex. activité partielle, garde d’enfants, etc.) du bénéfice de la prime et non à moduler le montant de la prime. Une prime réservée aux seuls salariés effectivement présents dans les locaux de l’entreprise risquerait donc – en particulier dans le cadre d’une mise en place par DUE – de susciter des revendications ultérieures de la part des salariés exclus.
- Le Q/R du Ministère du travail n’est pas une circulaire pouvant être opposée à l’URSSAF en cas de contrôle. Dans l’attente d’une position de l’URSSAF (en particulier sur le respect de la nature « collective » d’une prime excluant ainsi une large portion de personnel), il nous semble préférable d’utiliser le critère de la présence sur le lieu de travail pendant la crise sanitaire comme un simple critère de modulation de la prime et non comme un critère d’exclusion.
Avec ces réserves, cette nouvelle possibilité de moduler le niveau de la prime PEPA en fonction des conditions de travail des salariés offre un outil intéressant pour inciter ces derniers à continuer ou à reprendre le travail.
Il convient néanmoins de porter un soin particulier à la rédaction de l’acte mettant en place la prime (en particulier s’il s’agit d’une décision unilatérale de l’employeur) en veillant à ne pas introduire de critères discriminatoires liés notamment à l’état de santé et en spécifiant les différences relevées en matière de conditions de travail afin de justifier la distinction retenue en application du critère des « conditions de travail », sans démotiver totalement les salariés absents pendant la crise et dont la mobilisation sera également un facteur important du redémarrage de l’activité.
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